Hoy te traemos un tema interesante y difícil, que afecta a empresas como a individuos en particular. Te invitamos a seguir leyendo este artículo para mejorar la productividad comercial como vendedores, y así gestionar con mayor eficacia nuestro tiempo.

Procesos estandarizados para aumentar la productividad comercial

Un proceso de ventas estandarizado es aquel que logra comunicar a los vendedores el qué, cómo y cuándo, sin necesidad de improvisar. La estandarización es esencial para la productividad comercial, ya que los vendedores requieren de constancia, orden, instrucción y métodos para alcanzar sus objetivos comerciales. La organización de las acciones que deben llevar a cabo, la forma en la que se ejecutarán y los tiempos son cruciales.

¿Qué pasa cuando no estandarizamos?

Cuando los vendedores no tienen estandarizado su proceso comercial hay preguntas que no tienen respuesta. Por ejemplo: ¿cuántas llamadas telefónicas tiene que hacer un vendedor para contactar con un cliente? ¿A cuántos leads debería contactar por mes para lograr el 20% de efectividad en ventas que le exigen? ¿Cuántos correos electrónicos envía? Y así sucesivamente.

El proceso comercial debe integrar un conjunto de pasos que debe realizar el vendedor para convertir a un prospecto en un cliente. Cuando esos pasos no están claros y tampoco hay recursos que ayuden a mejorarlo (como check-list, procedimientos y planillas) cada vendedor actúa con autonomía, en base a su instinto y experiencia.

Esto es importante, ya que se traduce en peores resultados: poca rentabilidad, vendedores frustrados, ciclos de ventas largos y repetitivos. En las ventas deben involucrarse procedimientos, métodos y herramientas que guíen y acompañen a cada vendedor.

Ventajas de estandarizar

• Ofrece a los vendedores una ruta a seguir: gracias a la estandarización, cada vendedor puede trabajar desde la prospección hasta el cierre y luego la fidelización, sin fricciones ni necesidad de improvisar.
• Permite mejorar los métodos de venta: al estandarizar, cada etapa del proceso se puede medir, analizar y comprender si es efectiva o no, si es eficiente o no, si hay algunas actividades o pasos que están generando fricciones o una mala experiencia de usuario. En función de todo ello, se puede ajustar y agilizar el proceso y el rendimiento de los vendedores.
• Mejora la comunicación: la estandarización permite que los vendedores hablen el mismo idioma y puedan estar alineados. Además, permite evitar errores que puedan darse por falta de comunicación entre los vendedores.

En consecuencia, con la estandarización el vendedor mejora drásticamente su rendimiento y por ende, su productividad comercial.

Uso de la tecnología para mejorar la productividad comercial

El CRM

El CRM (Customer Relationship Management) es un software de gestión que permite centralizar en una única plataforma todas las interacciones entre una empresa y sus clientes. Permite compartir y maximizar el conocimiento de un cliente y de esta forma entender sus necesidades y anticiparse a ellas.

Además, permite registrar todas las etapas del proceso de ventas, determinar en cuál fase se encuentran los leads, su nivel de decisión de compra y darles así, un seguimiento más adecuado. Este es el punto fuerte del CRM, permite recopilar toda la información de las gestiones comerciales, manteniendo un histórico detallado de manera automatizada. No más anotaciones en excel o en papel.

Automatizar gracias al CRM

¿Por qué es importante automatizar actividades puntuales del vendedor? Un estudio de Hubspot reveló que los vendedores dedican solo el 34% de su tiempo en vender, mientras que el resto de su jornada se va en:

• 21% a escribir correos.
• 17% a buscar prospectos.
• 17% a ingresar datos de los clientes potenciales.
• 12% a programar reuniones.
• y el resto se divide en entrenarse, buscar información y asistir a reuniones.

Gracias al CRM todas estas actividades pueden automatizarse. Al reducir a cero el tiempo de su jornada que se dedica a buscar datos, hacer proyecciones o redactar correos, el vendedor podrá enfocarse en conversar con los leads y ayudarlos a comprar.

Lead scoring

Los leads no son iguales entre si, ¿pero cómo saber quiénes están listos para pasar a la próxima etapa del funnel o están dispuestos a la compra en función de su comportamiento? Para hablar de esto tenemos que hablar del lead scoring, un sistema de puntajes para calificar leads de forma automatizada.

¿Qué es el lead scoring?

Se trata de un sistema de valoración comercial automatizado. Lo que se hace es determinar y calificar a los leads de una base de datos en función de su grado de proximidad con el cliente ideal (buyer persona), su interacción con la empresa, el punto del proceso de compra en el que se encuentran o la probabilidad de adquirir o ampliar los productos o servicios contratados.

Si tenemos una base de datos que no está ordenada ni bien clasificada, nuestras acciones comerciales serán muy dispersas y podrían no conseguir el efecto esperado, ni tampoco aumentar la productividad comercial. Coloquialmente, se dice que lo que medimos es la “temperatura” del lead y su vínculo con nuestro buyer persona.

¿Cómo funciona el lead scoring?

El funcionamiento de este método podría tener 3 variables:

• Afinidad entre el lead y el cliente ideal: evaluar la base de datos para que se genere un registro de la relación entre ambos sectores. Lo ideal es que se acerque al buyer persona que habías proyectado. Dependerá de los atributos específicos que le habías asignado a esta categoría. Por ejemplo: sexo, edad, trabajo, poder adquisitivo, etc.
• Conocimiento de la empresa: no todos los clientes saben lo mismo de tu marca, habrá algunos habitué, que la visiten regularmente, y otros tendrán una relación menos cercana. Es fundamental evaluar las acciones que toman para determinar el grado de conocimiento que tienen.
• Situación del proceso de compra del lead: la base de datos puede decirnos en qué situación se encuentra, es decir la conciencia, la investigación, la decisión o la acción. En base a eso, podemos saber la razón por la cual cada usuario necesitará algo diferente para continuar hasta la siguiente instancia o finalizar el proceso.

El lead scoring no solo te permitirá hacer un diagnóstico de la situación de tu base de datos, también te facilitará el seguimiento de la situación de cada lead y ver la efectividad de las técnicas que estás empleando.

Chatbots

Un chatbot es un programa de computadora que utiliza IA (Inteligencia artificial) para tener una conversación con humanos. Se comunican con las personas a través de mensajes instantáneos y pueden ayudarlos en todo el proceso de ventas. Su mayor foco se da en la fase de captación de leads al iniciar la conversación, generando un primer punto de contacto con una respuesta inmediata y personalizada.

El tiempo de respuesta es clave porque aumenta la satisfacción al cliente y permite atender en forma simultánea a cientos de leads, algo imposible para un vendedor. De esta manera, un chatbot puede potencial la productividad comercial como un humano no podría hacerlo.

En la actualidad, el chatbot no sólo se limita al uso de un bot en un sitio web, sino que también se utiliza en redes sociales como Facebook e Instagram y en plataformas de mensajería como WhatsApp, configurando mensajes automáticos para dar una respuesta inmediata a las consultas de los usuarios.

Necesitas comunicarte de forma directa y personalizada con tus clientes ¿Querés ofrecerles un canal confiable? Descargá nuestra guía para crear tu cuenta Business de WhatsApp en 5 simples pasos ¡y enamóralos!

Nuevo sistema para ordenar prioridades y perfeccionar la productividad comercial

Estamos hablando de la matriz de Eisenhower, una técnica para priorizar tareas. Es una manera fácil y efectiva de averiguar cómo priorizar nuestras tareas según su orden de urgencia e importancia. Todas nuestras tareas se pueden organizar en cuatro cuadrantes, cuyos ejes corresponden a la importancia y la urgencia. Estos cuatro cuadrantes tienen valores que van desde 1 hasta 4 según su prioridad.

1. HACER (tareas “importantes” y “urgentes”): reciben el nivel de prioridad 1 y son aquellas que deberíamos resolver primero.
2. DECIDIR (tareas “importantes” pero “no urgentes”): corresponden a metas de largo plazo y tareas que son importantes para nuestro desarrollo profesional y personal pero que no tienen una fecha de vencimiento explícita.
3. DELEGAR (tareas “no importantes” pero “urgentes”): las tareas que podemos delegar o programar para después, cuando hayamos terminado las tareas del primer cuadrante.
4. ELIMINAR (tareas “no importantes” y “no urgentes”): se colocan en el 4to cuadrante y son las que deberíamos dejar de lado y eliminar.

Al colocar las tareas en su cuadrante correspondiente, la matriz nos va a ayudar a enfocarnos en nuestras metas de largo plazo, porque nos ayuda a eliminar el trabajo superficial que sólo distrae. Nos permitirá también programar o emprender otros proyectos que requieren tiempo para terminarlos, pero que al final mejoran nuestra vida laboral.

Cambio de mentalidad

Dejar de procrastinar para mejorar tu productividad comercial

La procrastinación es postergar de forma sistemática aquellas tareas a realizar, aquellas que son cruciales para nuestro desarrollo, que son reemplazadas por otras más irrelevantes pero más placenteras para realizar. El procrastinador suele sobrestimar el tiempo que le queda para realizar una tarea, o subestimar el tiempo necesario para realizar.

Cuando asociamos la procrastinación al vendedor, pocas veces tiene que ver con la falta de tiempo por el contrario, se debe a cuestiones emocionales o la falta de disciplina.

¿Por qué procrastinamos?

• Miedo al fracaso: porque pensamos que somos incapaces de realizar la tarea con éxito.
• Indecisión: intentamos realizar la tarea pero perdemos el foco al pensar la mejor manera de hacerlo sin llegar a tomar una decisión.
• Perfeccionismo: porque tenemos temor a que los resultados no estén a la altura de los estándares
• No saber por donde empezar: en lugar de ver el hilo por donde empezar, nos paralizamos.
• Porque la tarea no nos agrada o es aburrida.

Tips para dejar de procrastinar

• UTILIZÁ LA REGLA DE LOS DOS MINUTOS: si estás planificando una acción que se puede hacer en menos de dos, cinco o diez minutos, hacela. Si hacés de esta regla un hábito, habrá menos tareas para postergar.
• DA UN PEQUEÑO PRIMER PASO: si tenés miedo a una tarea, trabajá durante 5 minutos y abandonala. Cuando empezás a trabajar el miedo desaparece y conseguís el impulso necesario para continuar.
• LAS RUTINAS AYUDAN: si transformás la tareas repetitivas en rutinas, vas a terminar completándolas sin esfuerzo. Muchas veces convertirlas en rutina hace que las completemos de forma casi inconsciente.
• TOMÁ DECISIONES: a veces postergamos una tarea porque nunca nos detenemos a pensarla. Dedicá unos minutos para aclarar qué significa realmente esa tarea y tomá una decisión al respecto.
• HACÉ SEGUIMIENTO DE TU TIEMPO: registra las tareas que haces cada día y cuánto tiempo le dedicaste a cada una.
• APRENDÉ A DECIR NO: a veces las tareas que posponemos son compromisos por no saber decir que no.
• NO TENGAS MIEDO A ABANDONAR: si el tiempo hace que ese proyecto ya no tenga tanto sentido o ya no sea importante, abandonalo y hacé otras cosas. Esperar no significa procrastinar.
• GESTIONÁ TU ENERGÍA, NO TU TIEMPO: si estás agotado o de mal humor, tus probabilidades de procrastinar aumentan. Para tener una mejor actitud, descansá lo suficiente, controlá su nutrición y hacé ejercicio.
• DIVIDÍ EL TRABAJO EN TAREAS PEQUEÑAS Y CONCRETAS: al dividirlo en pequeñas tareas, la resistencia a enfrentarte al trabajo disminuye.

Mejorá tu productividad comercial

Esperamos que esta nota te ayude a mejorar tu productividad comercial. Sabemos que mejorar el rendimiento de tu empresa no es una tarea fácil, y queremos estar con vos para ayudarte a tener la mejor productividad comercial posible. ¿Querés triunfar como vendedor en el nuevo escenario digital? En nuestro ‘Curso de venta digital’ te enseñamos las mejores técnicas y te brindamos las herramientas clave para perfeccionar tus habilidades y aumentar tus ventas exponencialmente. ¡Descubrilo!