¿Qué son las herramientas colaborativas? ¿Cómo pueden ayudar a tu negocio? Enterate de eso y mucho mas en esta nota. ¡Seguí leyendo!

¿Qué son las herramientas colaborativas?

Las herramientas colaborativas son programas de software para trabajar en equipo, que incluyen funciones para gestionar proyectos. Además, tienen como objetivo mejorar el proceso de trabajo.

Para eso, contienen funciones específicas para planificar, organizar y analizar tareas. Por lo tanto, las herramientas colaborativas poseen las siguientes características:

¿Qué incluyen las herramientas colaborativas?

Mapas conceptuales

En primer lugar, estas herramientas están pensadas para asistir a los equipos en su proceso creativo. Por lo tanto, una gran parte de ellas es la elaboración de mapas conceptuales o mind maps, que son una variante del brainstorming.

Así, las empresas logran animar a los empleados que estén metidos en un determinado proyecto a compertir sus ideas y participar activamente. Además, se puede incluir al cliente en este proceso, si este así lo desea, y se le proporciona acceso a la herramienta.

Posibilidad de compartir archivos

Por otro lado, una herramienta de colaboración se basa en la posibilidad de compartir archivos con el resto de los miembros del equipo. Esta es una de las características mas utiles de la plataforma.

La mayoria de las herramientas permiten almacenar los datos en una plataforma central, asi como definir permisos de acceso. Por lo tanto, todos los archivos importantes están disponibles en cualquier momento y lugar. Los directores o administradores del proyecto son los encargados de establecer los permisos.

Comunicación en tiempo real

Además, la mayoría de estas herramientas contienen funciones que permiten la comunicación en directo. Por ejemplo, en un panel de proyecto se pueden compartir las tareas o los avances del mismo, y a través de los comentarios, es posible aclarar dudas sobre cualquier cuestión de forma inmediata.

Muchas aplicaciones siguen utilizando formas tradicionales de comunicación como la videollamada, la mensajería instantánea o el email, o disponen de interfaces a programas tan conocidos como Outlook o Skype.

Además, la mayoría de los proveedores permiten guardar los documentos en la nube. Así, digitalizamos los procesos y un mayor número de usuarios puede tener acceso a ellos al mismo tiempo.

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Calendario compartido

Por otro lado, los correos, las llamadas o los mensajes de chat son un medio útil para informar de eventos próximos. Cuantas más citas tengamos, más complicado resulta recordarlas todas.

Por este motivo, las herramientas de colaboración también contienen funciones de calendario por medio de las cuales se pueden compartir todas las fechas relevantes y visualizarlas en cualquier momento. Esto resulta especialmente útil para coordinar con otros miembros del proyecto.

Funciones de gestión

Por último, un buen software colaborativo también permite al administrador del proyecto o al jefe del equipo planificar los diferentes procesos de trabajo de la mejor forma posible sin perder la visión de conjunto.

Por este motivo, también contiene componentes que permiten repartir y organizar los recursos de forma eficiente. Asimismo, esto permite ofrecer soluciones para poder documentar y valorar los avances en el proyecto. Si se usan en todos los departamentos, pueden facilitar la comunicación entre los mismos.

Algunas herramientas colaborativas fundamentales

Como vimos, las herramientas colaborativas son una buena idea para nuclear a tus empleados. Sin embargo, hay muchas. ¿Cómo elegir cuál de todas usar? ¡No te preocupes! Queremos mostrarte cuáles son las mas populares, para que puedas elegir la que mejor se adapta a tus necesidades. ¿Empezamos?

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Microsoft 365

Mediante una suscripción a Microsoft 365, pueden utilizarse todos sus programas en el navegador web. Como está constituido por varios programas diferentes, permite una gran variedad de formas de colaboración.

Por lo tanto, gracias a Outlook (y Exchange) pueden compartirse los calendarios privados. Además, Word, Excel y PowerPoint no solo permiten trabajar en los archivos a un usuario, sino a varios al mismo tiempo, lo que evita tener que enviar los archivos varias veces. Por último, Teams es un software de colaboración que sobre todo facilita la comunicación entre los empleados.

Google Workspace

Google Workspace es un paquete de aplicaciones para la oficina y varias herramientas de colaboración ya conocidas por la mayoría de los usuarios.

Es decir, en primer lugar, Gmail, el servicio de correo gratuito de Google. Además, Google Docs, para la creación de documentos, y por último, Google Drive, el almacén en la nube.

Gran parte de estas aplicaciones ya está disponible de forma gratuita para los usuarios particulares, pero las empresas tienen a su disposición una versión ampliada con otros servicios. Por ejemplo, correo electrónico profesional, más espacio de almacenamiento y atención al cliente en todo momento.

Hasta acá llegamos con la información acerca de las herramientas colaborativas. Esperamos que te haya servido.

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