¿Querés saber qué es workflow y cómo funciona dentro de tu estrategia? En esta nota te contamos cómo usarlo en tu negocio. ¡Seguí leyendo!

¿Qué es Workflow?

Un workflow es la automatización de los procesos de trabajo que desarrolla una empresa en su día a día. Así, las tareas pendientes y la información pasan de un trabajador a otro, siguiendo una jerarquía determinada, y reglas y patrones preestablecidos con anterioridad.

Su traducción al castellano es literalmente flujo de trabajo, lo que nos permite ir pensando con qué nos encontramos. Sin embargo, no son suficientes estas pocas lineas para definir este proceso tan complejo. Por lo tanto, es necesario entrar en más detalles.

¿Cómo realizar un Workflow?

Ahora que ya sabemos de qué se trata, el siguiente paso es pensar cómo aplicarlo a un negocio o empresa. Esto depende de la actividad que se desarrolle en la empresa y el tipo de labores que se quieran organizar. Existen tres tipos de workflow a los que prestarle atención.

• Workflow Ad hoc

Esta categoría es la más flexible de todas. Sus reglas y normas no son rígidas, sino que pueden ser modificadas durante el proceso de trabajo. Básicamente, según las necesidades que vayan surgiendo en cada proceso, de manera particular.

• Workflow de producción

Al contrario que en el anterior sistema, la flexibilidad de un workflow de producción es muy limitada. En este caso, la empresa que elija este tipo de categoría sigue una dirección preestablecida y ampliamente conocida por todos los trabajadores.

• Workflow administrativo

El tercer y último sistema está en el medio de los dos anteriores. En general, suele implementarse para la realización de tareas sin estructura definida, repetitivas, previsibles y con reglas de coordinación relativamente simples.

Mira también: Ideas para mantener la motivación de tu equipo de trabajo

Pasos necesarios en el método de creación de un workflow

Sea cual sea el sistema que requieras para tener una solución a tus necesidades, el método de creación de un flujo de trabajo es muy sencillo. Además, no varía según el tipo de workflow que necesites realizar. Veamos cuál es.

1. Definir los objetivos

En primer lugar, como en la mayoría de las estrategias empresariales, debemos tener en claro cuáles son los objetivos para conseguir. Este es un paso elemental en el proceso, por lo que te recomendamos que seas lo más preciso y concreto posible.

En el futuro, tener bien definidos los objetivos te ayudará en la medición y valoración de los resultados que se obtengan.

2. Diseñar

Aunque no lo creas, la mejor forma de realizar este paso es mediante un apoyo visual. Está demostrado que nuestro cerebro aprehende mejor la información de manera visual. Entonces, te recomendamos que elabores un dibujo o esquema donde queden bien claros los pasos que se deben seguir, y las posibles variaciones en el camino.

Es fundamental que no quede ningún escenario por contemplar, ya que eso provocaría que todo el proceso careciera de sentido. Te recomendamos que vuelvas a chequear esta nota que escribimos la semana pasada acerca del plan de comunicación de crisis.

3. Implementar

Durante esta fase, la idea es poner a prueba lo realizado en las dos fases anteriores. Primero, tenemos que realizar pruebas con un usuario ficticio. Así, posteriormente deberíamos pasar a hacerlas con un pequeño grupo de usuarios.

De esta forma, evitamos que se produzcan errores masivos, que podrían dañar la imagen de la empresa. Incluso, provocar una crisis reputacional.

Lee también: 7 Herramientas colaborativas para mejorar el teletrabajo en tu empresa

4. Medir los resultados 

El último paso es la etapa más analítica de las cuatro. Si elegiste bien tus objetivos en la primera fase, ahora será más fácil evaluar el rendimiento obtenido, según las métricas que nos resulten relevantes.

Estamos hablando tanto de métricas de SEO o de redes sociales, como Google Analytics, como las métricas de venta, como utilizar técnicas de business intelligence.

Si no conseguiste los objetivos marcados, no te preocupes. Volvé a la fase 2 (la de diseño) y pensá junto con tu equipo qué fue lo que los detuvo y como podrías potenciarlo.

Una vez que tengan conclusiones del proceso, hay que corregir el dibujo o esquema inicial que habíamos realizado en un principio. Y una vez más, lo ideal es implementarlo y medir de nuevo los resultados.

¡Podes repetir este proceso todas las veces que lo necesites!

Hasta acá llegamos con la información acerca de cómo realizar un workflow. Desde Academia Crandi, queremos acercarte todas las herramientas posibles para anticiparte a una crisis.

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