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10 pasos para llevar a cabo la organización de un proyecto

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10 pasos para llevar a cabo la organización de un proyecto

¿Querés saber cómo realizar la organización de un proyecto? En esta nota te contamos 10 pasos de llevarlo a cabo. ¡Seguí leyendo!

La organización de un proyecto

Si tenes en mente una idea para un proyecto, esta nota es para vos. La organización de un proyecto puede ser una traba para muchas empresas.

Por eso, en la nota de hoy vamos a aprender cómo funciona la organización de un proyecto en profundidad. Vos y tu empresa ponés el tema o la idea, y la estructura aplica para diferentes áreas o tipos de proyecto.

Puede ser un evento, un programa o una causa, e incluso una propuesta de mejora para tu jefe. Para todos ellos podes aplicar esta estructura básica. ¿Empezamos?

1. Primero lo primero: la introducción

Primero lo primero, ¿qué tenés en mente? En primer lugar, te recomendamos ponerle un nombre a un proyecto y especificar de qué se trata. Sé creativo. Aunque parezca fácil, poder resumirlo en pocas palabras a veces es un reto. Hacete algunas preguntas que solo puedas responder vos.

2. Encontrá los antecedentes

Uno de los pasos más importantes dentro de la organización de un proyecto es la investigación. Te recomendamos que este proceso dure el tiempo que tenga que durar.

Por lo tanto, pensar ¿de dónde surge la problemática? ¿Cómo es/cómo está el problema o necesidad a nivel mundial, nacional y en tu ciudad? Por último, dejá por escrito o archivado todo lo que encuentres. Por ejemplo, en un diagrama de Gantt.

3. El núcleo de la organización de un proyecto: definir el problema o la necesidad

Como veníamos diciendo, es muy importante hacerte preguntas constantemente. Sobre todo, acerca del problema o necesidad que estas buscando suplir con este trabajo.

Entonces, ¿cuál es el problema específico en el que querés trabajar? ¿Qué es lo que origina este problema y qué sucedería si no se corrigiera? ¿Por qué vos y no otro podes hacer algo al respecto? ¿A quién beneficiará?

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4. Realizar un diagnóstico

Es decir, hay que preguntarte ¿qué ventajas y desventajas encontras o encuentran alrededor del problema? Es decir, tu problema ¿qué factores tiene en contra o qué puede empeorarlo? Y ¿qué factores tiene a favor? Esto te dará la posibilidad de pensar qué oportunidades hay en el entorno para solucionarlo.

Finalmente, te recomendamos que hagas un resumen (no puede durar más de un párrafo breve), teniendo en cuenta lo positivo y lo negativo alrededor del problema. Aquí tenes un diagnóstico previo.

5. Formulá los objetivos

Ahora bien, ¿de qué manera pretendés solucionar el problema o necesidad? Es decir, es momento de plantear un objetivo MACRO o general, que abarque la realización de todo el proyecto. Por lo tanto, tiene que ser un objetivo a largo plazo.

Además de este objetivo general, te recomendamos pensar 3 objetivos micro o específicos (de corto plazo). Estos son etapas del objetivo general, para que al culminar una por una se te haga más fácil cumplir el objetivo principal.

6. Armá tu estrategia

Ya tenemos casi todos los pasos para crear tu proyecto, falta armar el rompecabezas. Pensando en un plan de acción, ¿cómo vamos a realizarlo?

¿Qué solución proponés? ¿Cuál será tu paso a paso? ¿Cuánto tiempo te puede tomar implementarla? ¿Qué herramientas necesitas? ¿Por qué es diferente a otras? Es decir, tu propuesta de valor.

7. Analizá el impacto posible de tu proyecto

Por otro lado, ¿qué sucedería si logras llevar a cabo tu propuesta? ¿A cuántas personas habrás beneficiado? Te recomendamos que intentes calcular cifras. Los datos son muy importantes para la organización de un proyecto.

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8. Lo que no puede faltar en la organización de un proyecto: el plan de acción

Partiendo de tu objetivo general y de los específicos, organizá un paso a paso. Es decir, una serie de actividades que, al realizarlas completamente, llegues al final de tu proyecto.

Organizá estas actividades en orden cronológico, para saber cuál debe ser tu paso no.1, para identificar las actividades prioritarias que son vitales para que el proyecto funcione. Es crucial para saber cuáles son tus prioridades.

Poné fechas de inicio y fecha ideal para terminar cada actividad. Si tu proyecto es en grupo, asigná un responsable por cada actividad.

9. Asigná un presupuesto

De acuerdo a las actividades que tenés en mente, ¿cuánto cuesta realizar tu proyecto? De dónde vas a sacar el dinero. ¿Qué opciones de financiación te sirven? ¿Alguien te va a patrocinar o lo harás con tu dinero?

10. Último paso de la organización de un proyecto ¿quién te va a acompañar?

Por último, tené en cuenta quién es tu equipo de trabajo, definí cargos o funciones y rol que desempeñará cada uno para que tengas muy claro qué es lo que tiene que hacer cada uno.

Hasta acá llegamos con la información acerca de la organización de un proyecto. Esperamos que te haya servido. Como dice Leo Migdal, hoy en día los vendedores tenemos que buscar vender experiencias, no productos. Por lo tanto, qué le vendemos a quién es muy importante.

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