Diagrama de Gantt, aprendé cómo organizar tus proyectos
3 junio, 2021 2023-07-04 10:53Diagrama de Gantt, aprendé cómo organizar tus proyectos
Diagrama de Gantt, aprendé cómo organizar tus proyectos
¿Querés saber cómo crear un diagrama de Gantt que sea ideal para tu proyecto? En esta nota te enseñamos cómo. ¡Seguí leyendo!
Índice del Artículo
¿Qué es un diagrama de Gantt?
El diagrama de Gantt es muy usado en la gestión de proyectos. Es un gráfico de barras horizontales que se usa para ilustrar el cronograma de un proyecto, programa o trabajo.
Es decir, es una forma de visualizar la programación de tu proyecto, de dar seguimiento a los logros y de estar siempre familiarizado con el cronograma de tu trabajo.
Cada barra de un diagrama de Gantt representa una etapa del proceso (o una tarea del proyecto. Su longitud representa la cantidad de tiempo que demandará llevar a cabo esa etapa o finalizar la tarea.
Por lo tanto, los diagramas de Gantt ofrecen a los equipos un panorama general acerca de cuál es el trabajo que hay que hacer, quién lo hace y cuándo. Te dejamos un ejemplo para que lo observes con atención.
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Funciones clave de los diagramas de Gantt
En la actualidad, los diagramas de Gantt se usan en un software inteligente y en línea, que permite detectar dependencias, programar el trabajo y mantener los proyectos al día. A continuación, te presentamos algunas funciones clave de los diagramas de Gantt:
Visualización del progreso de los proyectos en tiempo real
Los diagramas de Gantt son herramientas de software para gestión de proyectos en la nube. Éstos sirven para que los equipos planifiquen proyectos de todo tipo.
Al ser en línea, permiten que los equipos tengan el control de la planificación de sus proyectos y que puedan hacer ajustes fácilmente cuando sea necesario. Cualquiera puede editarlo, esto hace que la jerarquización de los empleados no sea tan notoria, y poder fidelizarlos más fácilmente.
Cuando cambiamos una fecha o trasladamos un logro, el diagrama de Gantt debería reflejar automáticamente esas modificaciones. Sobre todo, para que puedas estar al día con respecto a las novedades del proyecto. Así, se facilita la colaboración entre los equipos y se lleva a cabo un excelente trabajo.
Fechas de inicio y fin
Los diagramas de Gantt son ideales para observar proyectos complejos con muchas tareas. Cada “barra” horizontal del diagrama representa una tarea en particular. De este modo, los equipos pueden contar con una idea clara de qué tareas se llevan a cabo, cuándo y cuánto tiempo demandará realizarlas.
Dependencias de las tareas
Además, estos gráficos visuales facilitan la trazabilidad entre las dependencias de las tareas. Gracias a las dependencias, los miembros de los equipos pueden identificar fácilmente quién está esperando que termine el trabajo para poder empezar.
Y, si por algún motivo necesitas posponer un trabajo, podes identificar los posibles problemas. Además, podes hacer las modificaciones necesarias para evitar conflictos de dependencias antes de empezar.
Los beneficios de usar un diagrama de Gantt
Normalmente, los diagramas de Gantt se usan para visualizar el plan de un proyecto. Y a pesar de que no es la única forma de crear una imagen visual de tu trabajo, pueden ser particularmente útiles para ciertos tipos de actividades.
Por ejemplo, los diagramas de Gantt son una buena opción para tener en cuenta si necesitamos:
- Trazar visualmente el plan y el cronograma de un proyecto. Los diagramas de Gantt son una buena opción para mostrar cuál es el trabajo que se va a hacer, cuándo se va a hacer y en qué orden. Además, te pueden ayudar a aportar claridad con respecto al plan y al cronograma de tu proyecto.
- Organizar proyectos complejos. Ya sea que se trate de una iniciativa entre distintos equipos o un nuevo proyecto grande y ambicioso, el diagrama de Gantt puede servir de guía. Al igual que en un mapa, podemos ver cada paso con anticipación y así, saber qué debe hacer tu equipo a continuación.
- Coordinar a múltiples involucrados. Con frecuencia, varios compañeros de equipo trabajan de manera simultánea en distintas partes de un proyecto. Los diagramas de Gantt te permiten ver en todo momento todas las piezas en movimiento, y cuándo pasar a la persona siguiente.
- Estimar los cronogramas y la carga de trabajo. Ya sea que trabajes en la oficina o en una agencia, el diagrama de Gantt te permite saber con anticipación cuánto tiempo y cuánta mano de obra necesitás, de modo que puedas asignar los recursos y programar las fechas de entrega según sea necesario.
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¿Cómo crear un diagrama de Gantt?
Existen muchos softwares con los que podemos realizar un diagrama de Gantt. Las más populares son el tradicional Microsoft Excel, pero también es posible hacer uno muy sencillo a través de Canva. Sin embargo, veamos algunos consejos específicos para empezar.
1. Definir el período
Hay que pensar el diagrama de Gantt como una linea de tiempo. En ese caso, necesitarías un punto de inicio y uno de finalización.
Por ejemplo, supongamos que planificamos el lanzamiento de un producto. El equipo de Productos empezó a trabajar con el producto nuevo el 1.º de agosto y esperamos que se termine de producir y se lance al mercado el 30 de septiembre.
En este caso, el diagrama de Gantt comenzaría el 1.º de agosto y seguiría hasta, al menos, el 30 de septiembre.Te recomendamos que tengas en cuenta que la fecha de finalización siempre es más de la que pensamos.
2. Agregar tareas con fechas de inicio y fin
Los diagramas de Gantt funcionan mejor cuando tenemos cada tarea con fechas de inicio y fin para poder visualizarlos como barras en un gráfico.
Si no agregamos fechas de inicio, las tareas se verán como momentos en el tiempo y probablemente sea más difícil identificarlas.
Siguiendo el ejemplo del lanzamiento del producto, a continuación te mostramos algunas de las tareas que podrías agregar al diagrama de Gantt:
- 3 de agosto – 14 de agosto: El equipo de Productos realiza su primer prueba para desarrollar la 1.ª versión del producto.
- 17 de agosto – 21 de agosto: El equipo de Productos revisa la 1.ª versión del producto.
- Etc, etc.
En este punto, te recomendamos que elijas un color distinto para cada área de tu empresa. Azul para Marketing de producto, Violeta para Diseño, Verde para Redes, etc. A medida que los proyectos se vuelvan más complejos, se podrán controlar qué equipo es el que se ocupa de cada cosa.
3. Aclarar las dependencias
En un proyecto de esta magnitud, seguramente tengas algunas tareas en las que no se puede empezar a trabajar hasta que otras estén finalizadas.
Para mantener al proyecto en funcionamiento y sin interrupciones, todos los equipos deben estar en la misma sintonía. En tu diagrama de Gantt podés visualizar las dependencias entre las tareas.
4. Punto clave del diagrama de Gantt: identificar los logros
A diferencia de cómo se visualizan muchas de las tareas en un diagrama de Gantt, los logros se representan como puntos fijos en el tiempo. Hay que pensar en ellos como puntos de verificación para representar la finalización de trabajos grandes.
Estos logros ayudan a que el equipo sepa qué priorizar y pueden promover grandes momentos de celebración cuando se haya finalizado un trabajo.
5. Modificar el trabajo si cambian los planes
Los planes cambian inevitablemente. Es por eso que el software para diagramas de Gantt tiene que poder adaptarse a tus necesidades.
Buscá una herramienta que te permita arrastrar y soltar tareas, y que las dependencias se actualicen automáticamente cuando cambies las fechas. De este modo, siempre podes mantener tus proyectos bien encaminados, incluso cuando los planes cambien.
Hasta acá llegamos con la información acerca de los diagramas de Gantt. Esperamos que te haya servido. La planificación es la mejor manera de adelantarse a una crisis.
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