¿Quieres saber cómo usar Google calendar y sacarle el mayor provecho para tu negocio? Nosotros te contamos cómo manejarlo, para que sea tu asistente personal y un potenciador a nivel organizacional.

Google calendar es una herramienta de la suite de Google, pero no es un calendario común. A través de este se puede gestionar el tiempo de una forma interactiva y dinámica.

La plataforma es bastante sencilla e intuitiva y logra ese buen manejo estético que siempre caracteriza a Google.

Tiene múltiples funciones como agenda y calendario personal y otras muy útiles para el día a día. En este artículo nos centraremos en cómo usar Google calendar para organizar tu negocio y tu equipo de trabajo.

Cómo usar Google calendar como asistente personal 

Con Google calendar tendrás el asistente perfecto. Por medio de este podrás gestionar tus calendarios de eventos, reuniones, citas, y hasta tus proyectos y tareas.

Gestión de calendarios 

Google calendar te permite crear distintos calendarios con solo hacer clic en una pestaña.

Cada calendario es perfectamente personalizable por color y fuente, así puedes usar marcas y tener claro de qué va cada marca en tu calendario.

Puedes visualizar tu calendario y elegir qué cosas ver y qué cosas no. Además, Google calendar te permite enviar notificaciones de escritorio a tu celular o incluso como correo electrónico para recordarte los próximos eventos.

Cómo usar Google calendar como agenda personal 

Las notificaciones y correos electrónicos hacen parte de las eficientes funciones de este calendario como agenda personal.

Pero hay más, por ejemplo, puedes agregar calendarios de tu interés, como días feriados en tu país o calendarios de tus deportes y artistas favoritos, así nunca agendarás una cita en un espacio que necesites.

Por otro lado, puedes agregar descripciones detalladas de cada evento en tu calendario y puedes sincronizar este con otras funciones de Google, como documentos y hojas de cálculo.

Tareas en Google calendar 

Otra función bastante interesante con la que este calendario se convierte en el asistente perfecto es su gestión de tareas. Permite agregar estas por fuera del calendario.

Puedes agregar una tarea y posteriormente dividir esta tarea en subtareas, ponerle fecha o añadirla a distintos calendarios.

Tener las tareas por fuera del calendario permite una mejor organización, sin la presión de una fecha límite, a menos que sea estrictamente necesario.

Cómo usar Google calendar para la gestión de personal 

Con la función de compartir calendarios se acabarán las líneas de información inconsistentes y ahora todos tendrán claro ¿Qué? ¿Dónde? y ¿Cuándo?

Para sacarle el máximo potencial a esta herramienta en tu empresa, basta con una capacitación del personal acerca de la plataforma y cómo gestionar sus propios calendarios.

Después de esto será cuestión de sincronizar a tu equipo por medio de calendarios especializados que compartirás con ellos.

Por ejemplo, puedes crear un calendario con los eventos de tu empresa y otro con los eventos de empresas con las que tu empresa tiene algo que ver. Capacitaciones, días feriados o celebraciones empresariales, en fin.

Lo único que debes hacer es compartir tus calendarios con tus compañeros de trabajo y solicitar acceso al calendario laboral de cada uno.

Así, todos los calendarios estarán sincronizados y puedes empezar a usar opciones avanzadas de la herramienta, como por ejemplo buscar un “Espacio libre” Google calendar de forma automática buscará en los calendarios de los contactos que selecciones y te dirá qué fecha y horario está disponible para todos.

Los mejores trucos para usar Google calendar para tu negocio 

Estos son algunos trucos que no puedes olvidar si quieres sacar el máximo provecho a Google Calendar para tu negocio.

• Agrega los calendarios de tus compañeros de trabajo y demás calendarios que necesites para programar tu tiempo laboral.
• Programa Google calendar para que te envíe un E-Mail con tu agenda del día.
• Programa todas tus tareas, con su respectiva descripción y subtareas, así siempre sabrás qué tienes pendiente.
• Puedes incrustar un calendario en tu sitio web o blog, con fechas importantes y eventos de tu empresa.
• Encuentra huecos en los calendarios de los contactos que selecciones, para saber cuál es la fecha y hora ideal de la reunión para todos.

En general estas son las principales recomendaciones para usar Google calendar en tu negocio y aprovechar el tiempo al máximo. Piensa en las aplicaciones que puede tener para llevar a cabo tus estrategias de marketing, SEO, gestión de social media etc.