Aprender qué es kick off meeting significará que tus proyectos puedan ser presentados de la manera adecuada. Veamos sus utilidades.

¿Qué es kick off meeting y para qué sirve?

Lo primero que debemos hacer será definir el concepto. Traducido del inglés, podría significar una “patada inicial”, término proveniente del fútbol americano. Es decir, se trata del momento en el que comienza el partido. En este caso, el encuentro será en el terreno empresarial, con la intención de lanzar un proyecto en particular.

Por lo tanto, hacemos referencia a una reunión inicial y exploratoria en la que participan varios miembros de una compañía. A veces, se invitan a distintos proveedores o clientes para anunciar las novedades. Sin embargo, es algo que cada organización decidirá según su situación particular.

Actualmente, esta práctica es considerada fundamental dentro de la cultura empresarial. Se trata de una instancia esencial para que una idea se lleve a cabo, ya que permite una planificación correcta. Es decir, cuando finalice este evento, pueden contestarse algunas de las siguientes preguntas:

• ¿Cuál es la opinión del equipo sobre la metodología con la que se desarrollará el proyecto?
• ¿Está dirigido al público adecuado?
• ¿Qué expectativas se tienen sobre los resultados?

Entonces, hablamos de una primera reunión donde todos pueden observar, comentar y debatir los planes a cumplir. Si buscamos contestar estas preguntas (y todas aquellas otras que se puedan preparar) estaremos logrando un excelente comienzo. Veamos cómo podría afectar al proyecto.

La importancia de los encuentros iniciales empresariales

Saber qué es kick off meeting implica reconocer la importancia que tienen estos eventos. Aunque muchas personas piensan que debe ser una presentación tradicional, puede ser el momento ideal para sacar a relucir la creatividad del equipo.

Es decir, si pretendés mostrar una idea original, podés aprovechar esa instancia para hacerlo de una forma increíble. Teniendo la tecnología a tu favor, puede usarse para salir de los informes clásicos y poco dinámicos. La creación de un vídeo animado, por ejemplo, puede ayudar a que consigas la atención de los allí presentes.

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Por lo tanto, estos encuentros determinarán, de una u otra manera, las expectativas que surgirán para el proyecto. Si buscás que tu idea llame la atención, deberías enfocarla desde un punto de vista diferente, incluso inesperado. De esa forma, vas a poder motivar a aquellos que no estén demasiado convencidos de tu propuesta.

Eso explica la importancia que tienen estos encuentros. Si variás las reuniones típicas de la oficina, vas a poder lograr mejores resultados. Como vas a apostar por un primer encuentro vistoso, buscarás que todos se convenzan de la iniciativa. Si no lo hacen, no hay problema: es un momento para debatir y que surjan contrapropuestas.

Ejemplos prácticos para comprender qué es kick off meeting

Existen muchísimos ejemplos prácticos sobre estas iniciativas. Lo primero que debemos saber es que, en ocasiones, suelen implementarse a comienzos de año. Aunque se confunde con una “vuelta al trabajo”, en realidad se trata de pensar cómo se desarrollará el futuro cronograma empresarial.

Esto ocurre, por ejemplo, con las compañías de comida rápidas, que buscan incursionar en el mundo del vegetarianismo. Así, a comienzos del año proyectarán cuáles pueden ser los platos que se agregarán al menú, sin quitarle la esencia a la empresa. Además, deberán ver cómo debería ser la campaña publicitaria y qué resultados esperan obtener.

Otro de los casos más habituales se puede ver en la industria del entretenimiento. Un ejemplo de esto es Disney, que organiza reuniones anuales para evaluar el futuro cronograma de estrenos. Esto permite que los productores puedan organizar mejor la agenda de contenidos, sabiendo qué es lo que se espera y cómo se pueden obtener dichos resultados.

Así, a comienzos del año la empresa del ratón anunció los planes de una nueva trilogía de la mítica Star Wars. Es decir, todo su equipo de producción se reunió para pensar cómo serán las nuevas historias. Esto implica pensar el público al que apuntará, los posibles actores, el presupuesto para destinar, entre otros.

Sin embargo, eso no quita que no puedan suceder otros eventos durante el resto de los meses. En esta misma línea, previo al estreno de la última película de la saga, los productores se reunieron para evaluar su contenido. Es decir, debatieron lo que habían filmado para ver si agradaría al público una vez que se estrenara.

Ya entendimos qué es kick off meting y cuáles son sus utilidades. Ahora, es momento de que aprendas más sobre tu empresa. Te recomendamos que averigües sobre el marketing de resultados.